Reglamento interno de trabajo: ¿qué debe contener?

Reglamento que se respete tiene cantidades y cantidades de páginas, en letra bien “chiquita” y colgado a cuatro metros de altura donde nadie lo ve. Un RIT bien elaborado podría tener de 3 a 4 hojas, según la actividad de la empresa y de esta manera, la empresa garantiza su efectividad y lectura por parte de los trabajadores. 

No gaste hojas y tinta, sea concreto 

Es común ver como anotamos en la introducción, reglamentos internos de trabajo –RIT-, documentos de 20 y hasta 30 páginas, por lo que al tener que publicarlo en un sitio de la empresa, se debe imprimir en letra tamaño cuatro. En otras palabras, toca con lupa poderlo leer. La razón, es que el artículo 108 del C.S.T. es una norma que tiene más de 60 años y en dicho artículo, se hace un listado interminable de cosas que debe contener el RIT, siendo innecesarias, como más adelante lo anotaremos. Lo anterior, se debe por escribir en el RIT aspectos innecesarios, como es la transcripción del Código Sustantivo del Trabajo. 

Si algo ya está en el Código Laboral, ¿para qué transcribirlo en el RIT? 

Por ejemplo, transcribir las 15 causales de terminación señaladas en el artículo 62 o anotar que las vacaciones son 15 días hábiles, o que al final de cada semestre se paga prima de servicio, o las 8 obligaciones especiales que tiene el trabajador según el artículo 58 y las 8 prohibiciones que tiene el trabajador señalado en el artículo 60 del C.S.T., que si trabaja horas adicionales a su jornada se le pagará un recargo del… etc. 

Los derechos mínimos no son necesarios transcribirlos 

Como se anotó en el punto anterior, el Código Sustantivo del Trabajo establece derechos mínimos al trabajador, unas obligaciones mínimas que debe cumplir el empleador y si esto está en el Código, no es necesario transcribirlas. 

Lo que debe contener un Reglamento Interno de Trabajo 

El RIT debe contener aspectos que no están en el Código Laboral, como son las particularidades propias de la empresa o servicio, que quiera exigir el empleador, o beneficios más allá de los legales en los cuales se quiera comprometer el empleador. Por ejemplo: 

• El horario de trabajo en la empresa y sus distintas áreas, los lugares de trabajo. 
• Vacaciones superiores a los 15 días hábiles que establece el C.S.T. 
• Obligaciones particulares que se quieran imponer al trabajador, v.g.: prohibido el uso de celular en determinada área, o la ingesta de alimentos, o el uso de perfumes o cosméticos en el área de laboratorios, etc. 
• Escala de multas por llegadas tarde, sin que sobrepase lo establecido en el artículo 113 del C.S.T. 

Clases de faltas y escala de sanciones 

Sobre el particular, el empleador es el que decide limitarse en su poder subordinante y entre éste, su potestad disciplinaria. 

De tal manera que basta con que el trabajador incumpla una vez algo establecido como prohibición u obligación en el C.S.T., en el contrato de trabajo o en Reglamento Interno, para poder despedir de una a un trabajador; previa diligencia de descargos. 

Pero si el empleador quiere hacer una distinción entre faltas leves y graves, es su decisión si lo quiere, al igual que establecer una escala de medidas a tomar, según la falta cometida. 

Elaboración del Reglamento Interno de Trabajo 

Siempre será el empleador quien lo hace, o sus modificaciones, de manera unilateral,salvo que acuerde con sus trabajadores hacerlo mancomunadamente, por ejemplo, a través de pacto colectivo o fallo arbitral (Art. 106 C.S.T.). 

Recuerde, desde la expedición de la Ley 1429 de 2010, no se debe remitir el proyecto del RIT o sus modificaciones, al Inspector de Trabajo, tal como lo explicamos en nuestros editoriales: Reglamento Interno de Trabajo. Elaboración, Publicación y Vigencia, sin intervención de la Oficina del Trabajo, Modificación de actuales Reglamentos de Trabajo, según la Ley 1429 de 2010

Efectos jurídicos del RIT 

Una vez el empleador expida el RIT o una modificación, tendrá que notificarlo al trabajador, para que de ésta manera haga automáticamente parte del contrato de trabajo. (Art. 107 C.S.T.) 

Lo que nunca debe decir un RIT 

Aspectos que desmejoren las condiciones del trabajador, según derechos mínimos que contengan la Constitución y la Ley, entre ellas, el Código Sustantivo del Trabajo.

Fuente: Actualicese.com

Asesorias Contables

30 de junio se debe pagar prima de servicio, ¿cuánto, cómo y a quién?

Se acerca la época de pago de la primera prima del año, recuerde que aún faltan 18 días, y ojalá no lo cojan como empleador fuera de base. Por ello, queremos recordar qué es, a quién se paga, cuánto se paga, efectos por no pagarla. 

Lo primero: un poco de historia 

En la década de los cincuenta del siglo pasado, la norma establecía la obligación de hacer partícipe a los trabajadores de parte de las utilidades que arrojara la empresa, por ello, cuando una empresa dara resultados positivos, era obligatorio su pago, mientras que si la empresa arrojaba pérdidas, no se tenía que pagar esta prestación. 

Eso conllevó que muchas empresas en esa época, llevaran doble contabilidad una real, donde la empresa arrojaba excedentes para repartir entre los socios, pero una contabilidad falsa donde la empresa tenía resultados negativos y con ello, se exoneraban del pago de la prima de servicios. 

Hacia la década de los sesenta se estableció a través de la ley que la Prima de Servicios se paga obligatoriamente sin importar los resultados financieros de la empresa. 

De igual manera, hasta el año 2003, la norma establecía la obligación de pago, cuando el trabajador había laborado mínimo la mitad del semestre, o sea 3 meses dentro del semestre. Dicha restricción, fue declarada inexequible por la Corte Constitucional desde el año mencionado, momento en el cual, se debe de pagar al trabajador proporcional al tiempo laborado en el semestre, aunque sea un día, éste se paga. V.g. Ingresó el 28 de junio a trabajar, el 30 de junio se le debe pagar 3 días de prima –laboró el 28, 29 y 30 que están dentro del semestre. 

¿Se pueden hacer pagos parciales o adelantar la prima? 

Sí, pues la norma no establece ninguna restricción, como si sucede con el auxilio de cesantía o el adelanto de salario sobre los que ganan el salario mínimo. En todo caso, si va a hacer un adelanto o pago parcial de la prima, recuerde el trabajador debe solicitarlas por escrito y que quede constancia igual de dicho pago. Sobre el particular, puede ampliar en nuestro editorial “Pago parcial de Prima: Una alternativa para quienes está prohibido prestarles o adelantarles salario”. 

El valor de la prima 

Es el pago de una quincena de salario por cada semestre laborado o proporcional al tiempo trabajado en el semestre, como antes explicamos. 

Fecha de pago 

Se reconocen dos en el año. La del primer semestre o conocida como la prima de junio y la del segundo semestre o la prima de diciembre. 

La primera comprende al pago por los días laborados entre el 1 de enero al 30 de junio y la segunda entre el 1 de julio y el 31 de diciembre. La fórmula: Salario mensual x Días laborados (en el semestre) ÷ 360 = prima 

Salario es variable 

Debe tomarse el salario promedio (salario, horas extras y comisiones) percibidos durante los días laborados en el semestre, incluyendo el auxilio obligatorio de transporte cuando se haya cancelado en dinero y se promedia, para determinar el salario promedio en el semestre y con ello hacer la liquidación de la prima. 

¿Hay trabajadores excluidos del pago de prima? 

No. Se le paga a todos los trabajadores, sin importar que el empleador sea persona natural o jurídica, con lucro o sin ánimo de lucro. 

La excepción del pago de prima 

No se le paga Prima de Servicio a los empleados del servicio doméstico. Debe tenerse en cuenta que es considerado únicamente del servicio doméstico quienes solo laboran en casa de familia en labores propias del hogar; esto incluye jardineros y mayordomos de finca e incluso las niñeras y el chofer de la familia. 

De igual manera tampoco se le paga Prima de Servicios a quienes tengan pactado por escrito Salario Integral. 

En periodo de prueba, también se paga prima 

Sí, ya que como se ha expresado la Corte Constitucional, durante esos días en que el trabajador está vinculado, está ayudando a producir los bienes y servicios de la empresa, por ende debe también recibir el pago de prima, así haya sólo laborado un par de días y no haya superado el periodo de prueba. 

La prima no se pierde, incluso durante vacaciones, incapacidades y licencias remuneradas se computan para el pago de prima 

La Prima de Servicio no se pierde, incluso los días de vacaciones, incapacidades y licencias remuneradas, se deben tener en cuenta al momento de liquidar. Los únicos días que se excluyen son los de las licencias No remuneradas y los días de suspensión disciplinaria. 

¿Se puede retener o dejar de pagar? 

No, salvo que medie autorización expresa y por escrito del trabajador o por circunstancias extraordinarias la autorización de un Juez Laboral. 

De lo contrario, si finalizado el contrato el empleador sigue empecinado en auto-cobrarse, lo que debe hacer es inmediatamente consignar las sumas adeudadas a órdenes de un Juzgado Laboral mientras se resuelve la controversia. 

¿Qué pasa cuando se pasa del 30 de junio y el empleador no ha pagado la prima de servicios? 

Pues está dando papaya para que un trabajador pase una carta de retiro diciendo que la empresa incumplió con un pago legal y por ende, tendrá derecho a reclamar indemnización por despido indirecto o por culpa del empleador. 

Fuente: Actulicese.com

Asesorias Contables

Que los intereses económicos de su empresa no se vean en peligro

Con los casos de corrupción que ocurren en Colombia, la Auditoría Forense se presta como un método para desmantelar diversas redes criminales dentro de las empresas.

En estos últimos días se han presentado un par de noticias que involucran a la profesión contable; y para bien porque su material humano seguramente estará trabajando duro para desenmascarar a quienes están violando la ley. Sí, podríamos asegurar que la Auditoría Forense está de moda. 

En el día de ayer la Fiscalía General de la Nación creó un grupo élite de investigadores, compuesto por algunos expertos en Auditoría Forense, que se encargarán de rastrear los bienes de los miembros del Grupo Nule en el exterior. Tienen en la mira países como Estados Unidos y Emiratos Árabes Unidos. 

Por otra parte, la semana pasada la Procuraduría General de la Nación formuló pliego de cargos al cuerpo directivo e integrantes del Consejo Directivo de Saludcoop por haber desatendido las instrucciones que debían observar en la formulación de recobros y por una presunta apropiación de recursos públicos en provecho propio. 

¿Y quiénes fueron los encargados de recoger las pruebas? Pues los Auditores Forenses, quienes determinaron que las personas investigadas incurrieron en faltas gravísimas al realizar recobros al Fosyga por medicamentos, servicios médicos o prestaciones excepcionales en salud no POS y fallos de tutela, utilizando como soporte el pago de cheques girados que no fueron entregados a sus beneficiarios. 

Consuelo Herrera, Contadora Pública Forense, asegura que los Contadores Forenses y Auditores son los llamados a marcar la diferencia. “La tarea de un buen Contador Forense consiste en descubrir ilícitos, prevenir comportamientos criminales y contribuir a resolver demandas judiciales. De igual manera, hay que saber interactuar con abogados, investigadores y detectives”, afirma. 

“Un Contador debe estar listo antes, durante y después del juicio. Antes debe reunir y analizar la información, descubrir activos escondidos e investigar la evasión de impuestos y lavado de activos. Durante el juicio, debe presentarse como un experto frente al jurado, debe hacer las correspondientes presentaciones y debe asistir al juez para que se dicte una decisión justa. Finalmente, después del juicio contará con una excelente reputación, credibilidad y nuevos contratos con mayores honorarios”, agrega. 

¿Qué es? 

La Contaduría Forense es una disciplina especializada que requiere del conocimiento de un experto en teorías contables, auditoría, técnicas de investigación criminal. Es una rama de la contabilidad investigativa, que es utilizada en la reconstrucción de hechos financieros, investigaciones de fraudes, cálculos de daños económicos y rendimientos de proyecciones financieras. 

Su propósito es reunir y presentar información contable, financiera, legal, administrativa e impositiva, para que sea aceptado por una corte, para que se tengan bases sólidas a la hora que se forme un debate y finalmente se entregue un dictamen y posterior sentencia contra los infractores de un crimen económico. 

Sus características 

La auditoria forense, investiga, analiza, evalúa, interpreta, y con base en ello testifica y persuade a jueces, jurados y a otros acerca de la información financiera sobre la cual pesa una presunción de delito, para llegar a lo anterior: 

• Se analiza la información en forma exhaustiva. 
• Se piensa con creatividad. 
• Debe poseer un sentido común de los negocios. 
• Domina los elementos básicos del procesamiento electrónico de datos y tiene excelente capacidad de comunicación. 
• Debe tener completa discreción, amplia experiencia y absoluta confianza. 
• Es conocedora de temas contables, de auditoría, criminología, de investigación y legales. 

¿De qué se compone? 

Cuando se está en medio de una investigación, el proceso de Auditoría Forense incluye una indagación de activos, situaciones de quiebra fraudulentas, análisis de reclamaciones de seguros y averiguaciones de conflictos de intereses. 

Se cuenta con un peritaje contable, el cual es un examen crítico y sistemático de hechos controvertidos de índole económico-financiero, a indagarse a través de la contabilidad y la auditoría, circunscrito a las normas establecidas en el Código de Procedimiento Penal. 

Los elementos de juicio y evidencias contables constituyen la base fundamental de un peritaje contable, ya que a través de un examen crítico y sistemático, el perito Contador llegará a conclusiones que serán de ayuda, a quién lo solicite, en la evaluación de evidencias alrededor de lo que está investigando. 

También se deben tener en cuenta elementos de juicio como: indagación, observación, inspección, confirmación, y análisis y recálculo. 

Un perfil de empleado para cuidarse 

Estudios de la firma KPMG basados en fraudes, presentan algunas señales para detectar a los empleados que pueden llegar a ser susceptibles a cometer fraudes como son: 

• Estilo de vida que no corresponde a los ingresos del empleado o fumcionario. 
• Posesión de un patrimonio que no concuerda con el salario percibido. 
• Sentimientos de revancha contra la empresa. 
• Presiones y preocupaciones financieras personales. 

Es de gran importancia entonces que las empresas cuenten con la asesoría de un especialista en auditoría forense; ya que después de un profundo análisis se pueden detectar empleados o funcionarios que actúen en contra de los intereses económicos de la empresa.

Fuente: Actualicese.com

Asesorias Contables

Vacaciones compensadas, se deben pagar sólo en el momento que se disfruta la otra parte

Cuando el trabajador solicita la compensación hasta de la mitad de las vacaciones a que tiene derecho en dinero, sólo se le entrega el día que empiece a disfrutar físicamente el resto. Recuerde que la compensación en dinero es un acto consensual y no un derecho autónomo del trabajador.

Lo primero: La regla general es el disfrute de los 15 días hábiles, la excepción, es la compensación en dinero hasta de la mitad

La legislación laboral busca que el trabajador después de un tiempo continuo de labores, tenga unos días de descanso remunerado y así el trabajador descansa, recupera energías, comparte un tiempo continuo con su familia.

Ahora, de manera excepcional y por disposición de la Ley 1429 de 2010, que reformó el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo, permite que por solicitud expresa del trabajador y con la aceptación del empleador, (queda por escrito) se pueda compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones, o sea, la otra mitad deberá disfrutarlas el trabajador físicamente.

Código Sustantivo del Trabajo

“Articulo 189. Compensación en dinero de las vacaciones.

1. <Numeral modificado por el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010. El nuevo texto es el siguiente:> Empleador y trabajador, podrán acordar por escrito, previa solicitud del trabajador, que se pague en dinero hasta la mitad de las vacaciones.”

Como vemos la norma, NO es el empleador el que le propone al trabajador que descanse menos tiempo, es un acto libre del trabajador al solicitar la compensación en dinero hasta de la mitad de sus vacaciones.

¿El empleador está en la obligación de aceptar dicha solicitud?

No. La norma habla de “podrán acordar” y los acuerdos son entre dos, no es un acto unilateral, de tal manera que si el trabajador solicita la compensación en dinero hasta de la mitad, es potestativo del empleador determinar si acepta o no, pues en caso de no aceptar, el trabajador deberá salir a disfrutar físicamente sus 15 días hábiles de vacaciones (no confundir con disfrutar sus vacaciones en dos periodos o partidas).

¿Cómo, en qué momento y sobre qué valor se deben pagar las vacaciones compensadas?

El dinero que se pague por los días máximos de vacaciones compensadas (hasta la mitad), deberá entregarse en el mismo momento en que el trabajador va a disfrutar físicamente el resto de días de vacaciones y son sobre el mismo valor, de tal manera que no hablamos de dos (2) pagos, sino de un solo pago pero con una reincorporación anticipada a labores.

Veamos lo anterior con un ejemplo:

Pepito Pérez, ingresó a laboral el 1 de enero de 2010 (no importa si el contrato es fijo o indefinido), cuando llegó al 31 de diciembre de 2010, completó un año de labores y le nace el derecho a vacaciones que debe disfrutar por solicitud o a oficio del empleador en cualquier época a lo largo del 2011.

Pepito Pérez, decide iniciar sus vacaciones desde el 2 de enero de 2011, pero solicita que se le compense hasta la mitad en dinero.

Lo que hace la empresa es liquidar y pagar los 15 días hábiles de salario que corresponden a las vacaciones el día que empieza a disfrutarlas físicamente, pero el trabajador a pesar que ha recibido la totalidad del dinero correspondiente a sus 15 días hábiles de vacaciones, regresará a laborar de manera anticipada al octavo (8º) o noveno (9º) día hábil por acuerdo previo.

NO se puede pagar la mitad en dinero hoy y la otra mitad disfrutarla después

Tomando como ejemplo el mismo caso de Pepito Pérez, lo que la empresa NO puede hacer, es pagar o compensar en dinero parte de las vacaciones cuando el trabajador lo solicite y muy posteriormente fijar la fecha en que el trabajador disfrutará físicamente el resto.

Ejemplo de lo que NO se debe hacer:

Pepito Pérez completó el 31 de diciembre de 2010 su año de labores, por lo que el 2 de enero de 2011, solicitó que ese día le entregaran el dinero correspondiente a la mitad de sus vacaciones pero sin salir a descansar y el resto, o sea, los días que va a disfrutar físicamente en vacaciones, las tomará en Marzo de 2011.

“Decreto Reglamentario 995 de 1968 Artículo 8º. 1. … 
2. Cuando para los mayores de (18) años se autorice la compensación en dinero hasta por la mitad de las vacaciones anuales, este pago solo se considerará válido si al efectuarlo el empleador concede simultáneamente en tiempo al trabajador los días no compensados de vacaciones.” (Negrillas y subrayado nuestro)

Nota: Recuerde que la expresión “hasta la mitad” en el caso de los 15 días hábiles de vacaciones, NO puede interpretarse cómo 7.5, sino que será 7 días u 8 días como quieran, pero nunca 7.5 días.

Fuente: actualicese.com

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